Privacyverklaring Hotel Drachten
Wij vinden jouw privacy erg belangrijk. Daarom verwerken wij jouw persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en met wie wij jouw gegevens delen.
Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?
Hotel Drachten, is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van reserveringen, verblijf en dienstverlening. Het hotel maakt gebruik van systemen en diensten die worden geleverd door Van der Valk Diensten Centrum B.V. (VDC). Deze ondersteunen het hotel bij de verwerking van persoonsgegevens. Voor specifieke centrale verwerkingen (zoals marketing, accounts of platforms) kan VDC zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. In dat geval verwijzen wij naar de privacyverklaring van VDC.
Wanneer verwerken wij jouw gegevens?
Wij verwerken jouw persoonsgegevens wanneer je bijvoorbeeld:
- een reservering maakt of wijzigt;
- verblijft in ons hotel;
- gebruikmaakt van onze andere diensten;
- een betaling doet;
- contact met ons opneemt.
Onze verwerkingen
1. Boeken van een overnachting
Doel
Het verwerken en vastleggen van jouw reservering.
Wij verwerken jouw gegevens zodra je een boeking maakt via onze website of via andere kanalen.
Gegevens: Boeking (aankomst, verblijf, reserveringsgegevens)
Grondslag: Uitvoering overeenkomst
Bewaartermijn: 7 jaar na afloop kalenderjaar
Betrokken partij: Amadeus, ActiveCampaign, Shiji
2.
Gegevens: Zakelijke gegevens
Grondslag: Uitvoering overeenkomst
Bewaartermijn: 7 jaar
Betrokken partij: Amadeus, ActiveCampaign, Shiji
3.
Gegevens: Contactgegevens
Grondslag: Uitvoering overeenkomst
Bewaartermijn: 7 jaar
Betrokken partij: Amadeus, ActiveCampaign, Shiji
4.
Gegevens: Factuurgegevens
Grondslag: Uitvoering overeenkomst
Bewaartermijn: 7 jaar
Betrokken partij: Amadeus, ActiveCampaign, Shiji
5.
Gegevens: Geslacht, opmerkingen, voertaal, naam
Grondslag: Uitvoering overeenkomst
Bewaartermijn: 7 jaar
Betrokken partij: Amadeus, ActiveCampaign, Shiji
6.
Gegevens: Postcode
Grondslag: Gerechtvaardigd belang
Bewaartermijn: Zo kort mogelijk
Betrokken partij: Postcode.nl
2. Mails omtrent verblijf
Doel
Het versturen van informatie en aanbiedingen die verband houden met jouw verblijf.
Wij verwerken jouw gegevens als je een reservering hebt en wij je informeren over jouw verblijf en mogelijke aanbiedingen daarvoor.
1.
Gegevens: Boekingsgegevens
Grondslag: Uitvoering overeenkomst
Bewaartermijn: 4 weken + 2 dagen
Betrokken partij: ActiveCampaign
2.
Gegevens: Postcode
Grondslag: Uitvoering overeenkomst
Bewaartermijn: 4 weken + 2 dagen
Betrokken partij: ActiveCampaign
3. Check-in
Doel
Het verwerken en registreren van jouw aankomst en verblijf.
We verwerken jouw gegevens op het moment dat je bij ons hotel incheckt.
1.
Gegevens: Boekingsgegevens
Grondslag: Uitvoering overeenkomst
Bewaartermijn: 4 weken + 2 dagen
Betrokken partij: ActiveCampaign
2.
Gegevens: Postcode
Grondslag: Uitvoering overeenkomst
Bewaartermijn: 4 weken + 2 dagen
Betrokken partij: ActiveCampaign
4. Autorisatie/verificatie creditcard
Doel
Het verwerken en registreren van een creditcardautorisatie of -verificatie.
Wij verwerken jouw gegevens wanneer wij een creditcard moeten verifiëren of een bedrag moeten reserveren ter zekerheid van een reservering, verblijf, betaling of borg.
Gegevens: Creditcardgegevens (beperkt)
Grondslag: Gerechtvaardigd belang
Bewaartermijn: 7 jaar
Betrokken partij: Amadeus
2.
Gegevens: Naam
Grondslag: Gerechtvaardigd belang
Bewaartermijn: 7 jaar
Betrokken partij: Amadeus
5. Betalingslink
Doel
Het verwerken en versturen van een betalingsverzoek.
Wij verwerken jouw gegevens wanneer wij je een betalingsverzoek sturen, bijvoorbeeld voor een aanbetaling, borg of openstaand bedrag.
Gegevens: Contactgegevens en naam
Grondslag: Uitvoering overeenkomst
Bewaartermijn: 4 weken + 2 dagen
Betrokken partij: ActiveCampaign
2.
Gegevens: Land, voertaal
Grondslag: Uitvoering overeenkomst
Bewaartermijn: 4 weken + 2 dagen
Betrokken partij: ActiveCampaign
6. Online betaling
Doel
Het verwerken en registreren van een online betaling.
Wij verwerken jouw gegevens wanneer je een betaling verricht via onze online betaalomgeving.
1.
Gegevens: Reserveringsnummer, e-mail, bedrag, factuuradres
Grondslag: Uitvoering overeenkomst
Bewaartermijn: Wordt doorgegeven
Betrokken partij: Adyen
7. Zakelijke boekingen
Doel
Het verwerken en registreren van een zakelijke boeking.
Wij verwerken jouw gegevens wanneer je een boeking maakt via een zakelijk account of op basis van een zakelijke relatie met ons hotel.
Gegevens: Bedrijfsgegevens, contactgegevens, naam
Grondslag: Uitvoering overeenkomst
Bewaartermijn: Tot einde relatie
Betrokken partij: New Story
1.
Gegevens: Inloggegevens
Grondslag: Uitvoering overeenkomst
Bewaartermijn: Tot einde relatie
Betrokken partij: New Story
2.
Gegevens: Financiële gegevens
Grondslag: Uitvoering overeenkomst
Bewaartermijn: 7 jaar
Betrokken partij: New Story
Ontvangers van persoonsgegevens
In de bovenstaande onderdelen heb je kunnen lezen dat wij voor bepaalde verwerkingen gebruikmaakt van externe partijen. Deze partijen noemen wij ‘ontvangers’. In dit overzicht zijn uitsluitend de ontvangers opgenomen die door ons worden ingeschakeld in het kader van de verwerkingen waarvoor wij zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn.
Wij maken met ontvangers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken afspraken om jouw gegevens zorgvuldig en veilig te verwerken. Deze partijen treden in dat geval op als verwerker. Sommige partijen verwerken persoonsgegevens (deels) voor eigen doeleinden en zijn daarmee zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.
Soms worden jouw persoonsgegevens verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Dat is alleen toegestaan als er passende waarborgen worden geboden, zoals het gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses (SCC’s). Waar dit van toepassing is, hebben wij deze waarborgen getroffen.
Overzicht van ontvangers
1. Ontvanger: Adyen
Toelichting: Payment Service Provider
Gegevens ontvanger: Simon Carmiggeltstraat 6-501011 DJ, Amsterdam Nederland
2. Ontvanger: New Story B.V.
Toelichting: Ondersteuningboekingsengine
Gegevens ontvanger: Erasmusweg 192202 CA, Noordwijk Nederland
3. Ontvanger: Postcode.nl B.V.
Toelichting: Matchen van postcode met adres
Gegevens ontvanger: Haarlemmerweg 317-H1051 LG, Amsterdam Nederland
4. Ontvanger: Amadeus Hospitality Netherlands B.V.
Toelichting: Aanbieder PMS-systeem
Gegevens ontvanger: Catharinastraat 164811 XD, Breda Nederland
5. Ontvanger: ActiveCampaign LLC
Toelichting: E-mailprovider
Gegevens ontvanger: 1 N Dearborn St, 5th Floor60602, Chicago, IL Verenigde Staten Buiten de EER. Waarborgen: Standard Contractual Clauses (United States of America)
6. Ontvanger: Shiji Deutschland GmbH
Toelichting: Property Management Systeem
Gegevens ontvanger: Tempelhofer Ufer 110961, Berlijn Duitsland
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen als ontwikkelingen binnen onze organisatie of wijzigingen in wet- en regelgeving daartoe aanleiding geven. Als wijzigingen gevolgen hebben voor de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken, zullen wij je hierover informeren via onze website of andere passende kanalen. Bovenaan deze privacyverklaring vind je altijd de meest recente versie en de ingangsdatum.
Jouw rechten
Als wij jouw persoonsgegevens verwerken, heb je op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verschillende rechten. Wil je gebruikmaken van jouw rechten? Neem dan contact met ons op via [e-mailadres] of de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring. Geef daarbij duidelijk aan om welk recht het gaat.
Om jouw verzoek goed te kunnen behandelen, kunnen wij je vragen om je identiteit te bevestigen. Wij reageren in principe binnen 1 maand op jouw verzoek. Als dat niet lukt, informeren wij je tijdig over de reden en de mogelijke verlenging.
Je hebt de volgende rechten:
- Recht op inzage
Je kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van jou verwerken. Geef daarbij zo specifiek mogelijk aan in welke gegevens je inzage wilt. - Recht op rectificatie
Je kunt ons vragen om jouw gegevens te corrigeren of aan te vullen als deze onjuist of onvolledig zijn. - Recht op vergetelheid
Je kunt ons verzoeken jouw persoonsgegevens te verwijderen. Wij beoordelen per verzoek of wij hieraan kunnen voldoen (bijvoorbeeld vanwege wettelijke bewaarplichten). - Recht op dataportabiliteit
Je kunt ons vragen om bepaalde persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of over te laten dragen, voor zover dit recht van toepassing is. - Recht op beperking van de verwerking
In bepaalde gevallen kun je ons vragen om het gebruik van jouw persoonsgegevens tijdelijk te beperken. - Recht van bezwaar
Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, bijvoorbeeld bij gebruik voor direct marketing of vanwege jouw specifieke situatie. - Recht om toestemming in te trekken
Als wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van jouw toestemming, kun je die toestemming op elk moment intrekken.
Meer informatie over jouw rechten vind je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Beveiliging
VDC neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang.
Deze maatregelen zijn onder meer gericht op:
• het beveiligen van systemen en netwerken;
• het beperken van toegang tot persoonsgegevens tot bevoegde personen;
• het waarborgen van vertrouwelijkheid en integriteit van gegevens.
Klachten
Heb je een klacht? Neem contact met ons op via [e-mailadres] of onderstaande contactgegevens. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Contact
Hotel Drachten
9202PD, Lavendelheide, 4, Drachten
+31 512 52 07 05